誰來負責公司的 AI：導入後的角色與分工

AI 工具導入之後，常會進入一個尷尬的狀態：大家都在用，卻沒有人負責。使用守則誰來更新？新的需求找誰提？費用超出預算誰來處理？AI 回答錯了誰來修正？這些問題沒有明確的負責人，就會變成每個人都覺得「應該有人在管」，實際上沒有人在管。

需要有人負責的幾件事

AI 不是安裝完就能一直自己運作的工具。它依賴的資料需要更新，使用的方式需要調整，費用需要控管，品質需要定期檢查。服務商推出新功能或調整價格時，也需要有人評估要不要跟進。這些工作單獨看都不多，但如果分散在各部門、沒有人統籌，很快就會變成沒人處理的空白地帶。

另一個常見的問題是需求四散：各部門各自找工具、各自訂閱，同樣的功能付了好幾份錢，資料也分散在不同的服務裡，難以管理。

對中小企業來說，這不代表要成立專門的部門。重點是把責任講清楚：哪些事由誰決定、由誰執行、出問題時找誰。

常見的角色分工

可以依公司的規模調整，一個人身兼數職也沒問題：

• 決策者：通常是老闆或高階主管，決定導入的方向、預算與優先順序。
• 統籌窗口：一位熟悉業務也願意學習新工具的同仁，負責收集需求、管理帳號與費用、維護使用守則。
• 各部門的帶頭者：在部門內協助同事使用、回報問題，並分享好的做法。
• 技術夥伴：負責系統串接、資料整理與資安設定，可以是內部人員或外部廠商。

統籌窗口最好定期整理一份簡單的清單：公司用了哪些 AI 工具、誰在用、每月花多少、有沒有遇到問題。這份清單本身，就能幫助管理者看清楚 AI 在公司裡的實際狀況。

AI 導入之後最大的風險，不是工具不好，而是大家都在用、卻沒有人負責。

這對你的生意意味著什麼

明確的分工，讓 AI 從「各自嘗試的工具」變成「公司持續經營的能力」。需求有人收、費用有人管、問題有人處理，導入的效益才能累積，而不是隨著熱度消退而停滯。對同仁來說，知道有問題可以找誰，也會更放心地使用。

建議在導入的第一階段就指定統籌窗口，並每季和決策者一起檢視一次使用狀況與費用。創智苑協助企業導入 AI 時，會和你一起規劃內部的角色分工，並擔任技術夥伴，協助系統串接與資安設定。